Archiwizowanie dokumentów – dlaczego jest tak ważne?

Każdy przedsiębiorca doskonale zdaje sobie sprawę z tego, jak istotne jest ustalanie celów, dbanie o marketing czy polepszanie oferty. Jednak nie wszyscy wiedzą, że posiadają dodatkowe obowiązki, nie do końca związane ze swoją podstawową działalnością. Jednym z takich obowiązków jest archiwizowanie dokumentów w firmie – w tym artykule powiemy Ci dlaczego jest to tak istotne i w jaki sposób najskuteczniej zająć się tym tematem.

Archiwizowanie dokumentów, czyli wszystko zgodnie z prawem

O tym, że archiwizowanie dokumentów jest obowiązkiem wszystkich przedsiębiorstw – niezależnie od ich wielkości czy branży, w której działają – decyduje polskie prawo. To właśnie przepisy decydują nie tylko o konieczności przechowywania i porządkowania dokumentów, ale również wskazują wytyczne dotyczące tego jakie dokumenty i przez jak długo okres powinny być gromadzone. Jest to absolutnie kluczowa kwestia, która będzie korzystna zarówno dla Twojej firmy w przyszłości, jak również pracowników.

I tak – niedostosowanie się do przepisów polskiego prawa i nieprawidłowości w zakresie archiwizacji dokumentów mogą skończyć się sporymi karami, również finansowymi. Dlatego też musisz zająć się archiwizowaniem – zarówno tym krótkotrwałym (np. dokumenty księgowe, które powinieneś przechowywać przez 5 lat), jak i długotrwałym (np. dokumentacja pracowników – nawet 50 lat!).

Dlaczego jeszcze jest to istotne?

Okazuje się jednak, że archiwizowanie dokumentów w profesjonalny i dobrze przemyślany sposób jest bardzo istotne również z kilku innych przyczyn. Jakich?

Po pierwsze – bezpieczeństwo danych

Oczywiście najważniejszą korzyścią płynącą z profesjonalnego archiwizowania dokumentów jest bezpieczeństwo wszelkich firmowych danych, w tym również danych Twoich i zatrudnionych w przedsiębiorstwie pracowników. Pozwoli Ci to uniknąć sytuacji, w których ważne informacje przedostają się w ręce niepowołanych osób, co może doprowadzić do wielu problemów w przyszłości.

Po drugie – porządek w papierach

Każdy przedsiębiorca wie, jak istotne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa jest uporządkowanie wszelkiego rodzaju dokumentów i pism. Łatwy dostęp pozwala na szybkie znalezienie niezbędnych informacji i uskutecznienie procesów, jakie przeprowadzane są w firmie. Co więcej – nie musisz martwić się zgubieniem ważnych dokumentów, ponieważ mają one swoje stałe miejsce.

Po trzecie – sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa

A porządek w papierach to o wiele większa skuteczność w zakresie codziennych działań, podejmowanych przez pracowników czy też kadrę zarządzającą. A chcąc jeszcze bardziej uskutecznić codzienne działania, możesz zdecydować się nie tylko na profesjonalne archiwizowanie dokumentów, ale również ich cyfryzację – dzięki temu wszystkie pisma i umowy będziesz mieć w komputerze, co znacznie ułatwi ich znajdywanie i korzystanie z nich.

Oczywiście chcąc zapewnić sobie skuteczne archiwizowanie dokumentów, nie musisz zajmować się tym samodzielnie – na rynku funkcjonuje bowiem wiele firm, które oferują usługi tego typu i zapewnią Twoim papierowym dokumentom doskonałe warunki przechowywania. Zadbają o odpowiednią temperaturę czy wilgotność pomieszczenia i sprawią, że nic nie stanie się Twoim ważnym pismom na przestrzeni kilkudziesięciu lat. Warto więc znaleźć najlepszą firmę tego typu, która posiada wieloletnie doświadczenie i wiele realizacji – chcąc wybrać właściwie, dokładnie zapoznaj się z ofertą firmy, a także opiniami na jej temat.

Author: mw